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Incontournable dans le cadre d’une stratégie de communication, un message d’accueil téléphonique permet de guider sa clientèle afin de leur donner une première bonne impression. Comment créer un message vocal adapté au style de votre marque ? Toutes les réponses dans l’article suivant.
Un message d’accueil téléphonique : l’identité de la marque
Le nom de l’entreprise ou de la marque est une information indispensable lors de la création d’un message d’accueil téléphonique. Cet élément permet de faire savoir aux interlocuteurs qu’ils sont au bon endroit. Le but est de les guider et fournir de précieuses informations, en fonction de leurs besoins. Cliquez sur ce lien pour trouver votre meilleure solution de message d’accueil téléphonique.
La création du menu
Le menu va faciliter la prise de contact entre le client et un service spécifique de l’entreprise. Pour permettre aux appelants de savoir que faire, employez des phrases courtes et facilement compréhensibles. Voici un exemple de série d’instructions à intégrer dans le menu :
- pour joindre le service de comptabilité, appuyez sur « 1 » ;
- pour réaliser un paiement, appuyez sur « 2 » ;
- pour discuter avec le service client, appuyez sur « 3 ».
Le choix de la voix professionnelle
L’enregistrement du message d’accueil téléphonique doit se faire avec un ton professionnel.
Un rythme régulier
Lors de l’enregistrement du message, utilisez un ton régulier sans être trop rapide. Un message trop rapide risque de frustrer l’interlocuteur au bout de la ligne. Chaque appelant doit pouvoir comprendre les informations qui leur sont communiquées.
Une note positive pour la fin
A la fin de votre message d’accueil, introduisez un menu qui permet de réécouter les instructions communiquées. L’interlocuteur aura à faire son choix. Ne surtout pas oublier de formuler un remerciement pour la fin. Une note positive vous sera d’une aide précieuse pour améliorer la relation avec chacun de vos clients.
