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Pour une entreprise, il n’est pas toujours facile de trouver de la disponibilité pour répondre au téléphone. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir recours à un service de télésecrétariat. Il s’agit d’un service professionnel proposé par une entité externe visant à traiter tous vos appels téléphoniques et toutes vos tâches administratives à distance. Découvrez en quoi consiste le télésecrétariat et les raisons de recourir à ses services.
Qu’est-ce que le secrétariat téléphonique ?
Le secrétariat téléphonique ou télésecrétariat est un ensemble de services de secrétariat réalisé à distance par une entreprise externe. En d’autres termes, la gestion des tâches est confiée à une secrétaire à distance. Cette dernière s’occupe des appels entrants de votre entreprise, de transmettre les messages, de gérer votre agenda et d’assurer la gestion administrative. D’autre part, elle peut aussi gérer votre relation client et vos rendez-vous, ce qui permet de véhiculer l’image de votre société. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’un secrétariat téléphonique sur-mesure, cliquez ici.
En quoi consiste le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat propose des services classiques de secrétariat, mais à distance. Cela consiste, par exemple, à prendre en charge la permanence téléphonique. L’objectif est de créer un lien avec ses clients en leur offrant un accueil téléphonique de qualité. Cela implique par ailleurs de réaliser les tâches administratives comme la gestion des mails, l’organisation des réunions, la rédaction des factures, la saisie des données ou encore le classement des dossiers. Pour aller plus loin, le télésecrétaire peut assurer le service après-vente en réceptionnant les requêtes et les réclamations des clients. Toutefois, vu la diversité du métier, certains télésecrétaires choisissent de se spécialiser dans un domaine particulier. Ainsi, vous pourrez trouver des télésecrétaires :
- juridiques : ils accompagnent les experts en droit tels que les huissiers, les avocats, les notaires, etc. ;
- médicaux : ils assistent les dentistes, les kinésithérapeutes, les médecins généralistes, etc. ;
- spécialisés : ils offrent leurs services aux professionnels de l’immobilier, du bâtiment, etc.
Les raisons de recourir à un service de télésecrétariat
Le secrétariat téléphonique offre de nombreux avantages aux sociétés, à savoir :
L’économie
Faire appel à un télésecrétaire permet à une entité de faire des économies. En effet, celle-ci n’a plus besoin d’acheter des logiciels et des matériels pour recevoir les appels et les messages. De plus, certaines sociétés spécialisées dans le télésecrétariat proposent des forfaits et des services en fonction de vos besoins.
La rapidité
Le télésecrétariat vous offre un service de communication avec beaucoup plus de professionnalisme. D’ailleurs, les télésecrétaires sont particulièrement appréciés pour leur savoir-faire et leur expertise. Ils sont en mesure d’exercer leurs tâches dans les meilleurs délais possibles.
La praticité
Ce genre de service s’avère très pratique pour les entreprises. C’est un moyen permettant de pallier l’absence d’un employé.
Le gain de temps
Avec le secrétariat téléphonique, vous n’aurez plus à répondre au téléphone, ce qui peut vous prendre considérablement du temps. Vous pourrez alors mieux vous concentrer sur votre travail, sans être dérangé par les appels.
Le gain d’espace
Le service de télésecrétaire vous donne également l’occasion de gagner plus d’espace dans vos bureaux. Vous n’aurez pas en effet besoin de prévoir de la place pour installer les matériels destinés à la réception des appels.
