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Travailler dans un environnement encombré, désordonné ou gênant aura une incidence négative sur la productivité de vos employés. Même si votre travail s’articule autour d’un ordinateur, l’ensemble de votre bureau devrait vous aider à être aussi productif que possible. Un bureau bien organisé présente d’énormes avantages. En premier lieu, il procure un sentiment de contrôle et de compétence, ce qui conduit à des niveaux de productivité plus élevés. Deuxièmement, le fait même qu’il soit organisé éloigne toutes les distractions. Voici quelques conseils pour bien aménager vos bureaux.
Gardez votre bureau ordonné
L’espace le plus important dans un espace de travail est le bureau lui-même. La plupart des gens sont plus productifs lorsqu’ils travaillent sur un poste de travail exempt d’encombrement. D’autres personnes, par contre, prospèrent dans un environnement désordonné. Si vous avez un penchant pour le créatif et un amour secret pour le désordre, faites ce qui vous convient. Pour les moins inspirés, un bureau propre et bien ordonné est la meilleure option. Nos styles de travail sont reflétés par notre environnement de travail ; un espace de travail propre crée un flux de travail productif. Pour optimiser l’espace, placez deux bacs à documents sur votre bureau. Un système à deux bacs est le plus simple et le plus efficace pour gérer le papier entrant. Le système fonctionne comme suit: 1) nouveau bac, nouveaux documents; 2) ancien bac, documents que vous avez ouverts ou consultés et auxquels vous devez faire face. Tous les documents nouveaux, non lus ou non ouverts sont placés dans le nouveau bac. Ce bac est destiné aux personnes qui souhaite déposer un nouveau document sur votre bureau. L’autre bac est destiné aux documents que vous avez ouverts mais que vous devez encore traiter : numérisation, archivage, transmission, etc. C’est comme une liste de tâches, mais au moins, elle n’est pas éparpillée sur votre bureau. C’est une approche très simple, mais elle permet d’éviter tout encombrement de papier sur votre bureau, vous permettant ainsi d’être plus productif.
Créer deux zones
Tous les travaux ne sont pas créés égaux. Vous devriez aborder l’organisation du bureau avec cette perspective à deux zones.
Zone 1: travail informatique. Il s’agit de votre bureau traditionnel. Vous passez la majeure partie de votre temps sur ce dernier.
Zone 2: travail non informatique. Il pourrait s’agir du même bureau, mais sans ordinateur ni écran. Cet espace doit être réservé à la signature de documents, à la numérisation des documents ou tamponnez des enveloppes, tout ce qui ne nécessite pas une approche manuelle au clavier. L’approche d’un bureau sur deux zones vous aide à organiser votre travail et à obtenir le type de travail que vous accomplissez quotidiennement.
Utilisez une corbeille plus grande
Une poubelle plus grande semble superflue, mais c’est en fait un hack stratégique. Voici pourquoi. La plupart des documents qui entrent dans un bureau doivent être jetés ou numérisés plutôt que classés. Le classement des documents est l’une des tâches qui prend le plus de temps, et donc la plus tergiversée.
Avantages de bien aménager son bureau
Bien aménager son bureau permet de faciliter le déménagement lorsque l’entreprise s’agrandit. L’état des lieux peut être effectué facilement dans un bureau bien organisé par une entreprise etat des lieux. Il sera plus facile de faire un inventaire de tous les meubles mais aussi du local.
Conclusion
Veillez à associer votre système de productivité personnel à la méthode d’organisation de votre entreprise. Certaines méthodes de productivité recommandent une certaine approche pour organiser votre bureau. Quelle que soit votre méthode d’organisation ou votre système de productivité préféré, n’attendez pas pour créer votre bureau organisé. Plus vous attendez, plus vous perdez de temps.
