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Généralement, tous les documents ont un parcours en 3 étapes : les dossiers traités et vivants, ceux intermédiaires et les archives définitives. Suite à leur usage dans la vie courante, certaines données sont soumises à des durées de conservation de 3 ans à une durée illimitée. Mais comment bien les stocker ?
Savoir être méthodique
Gérer les archives professionnelles demande une méthode dont l’objectif n’est pas seulement de retrouver les dossiers recherchés mais de garantir qu’ils ne soient pas détériorés et que leur confidentialité est intacte. Pour ce faire, il est essentiel d’identifier et d’authentifier ces documents, de stocker les archives, de les conserver pour pouvoir les visualiser plus tard et de se débarrasser des documents inutiles !
Prendre le temps d’archiver vos données
La première chose à faire avant le stockage archives est d’identifier vos données et de les authentifier pour que les archives soient sauvegardées dans les meilleures conditions. Grâce à cela, le traitement, le classement ainsi que le rangement seront nettement plus simples et plus rapides si vous prenez le temps de tout trier :
- Courrier,
- Facture,
- Papiers administratifs…
Par contre, il faut bien vérifier les durées légales de conservation pour vous simplifier votre mission. Cela représente une des exigences pour le stockage et la conservation des documents.
Archiver ne veut pas dire stocker
Il n’est pas nécessaire d’empiler des tonnes de dossiers les uns sur les autres, sans faire un classement au préalable ou un archivage. Cette étape vous donnera la faculté de respecter vos obligations légales et de faire valoir vos droits.
La mise en place d’un plan d’archivage est essentiel pour répondre aux besoins de chaque entreprise. Ce plan doit comprendre :
- Le recensement des familles à gérer ;
- L’examen des volumes à traiter à l’aide de statistiques de progression ;
- Evaluer les durées de conservation légales ;
Garantir une accessibilité aux données
Format numérique ou en papier ?
La conservation des archives professionnelles est une obligation que tous les professionnels doivent suivre. Au-delà du fait de la contrainte, l’archivage comporte des atouts et des enjeux relevant du domaine juridique et économique.
Il faut savoir qu’une archive doit être accessible et consultable. Les archives en papier constituent le support de conservation le plus populaire, bien que la numérisation offre un excellent gain de place et une meilleure recherche par mots-clés ou références.
Les bénéfices d’une sauvegarde de vos fichiers
Le stockage et l’entreposage de vos données personnelles requiert des compétences et des moyens matériels et humains. Le fait d’externaliser présente donc de nombreux atouts :
- Des économies sur l’investissement matériel ;
- Le gain de temps et de place ;
- La mise en place d’un lieu de stockage réglementé et très protégé ;
- Des espaces de stockage et de sauvegarde sûrs et sécurisés ;
- Profiter de conseils avertis.
