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Pour une entreprise fonctionnelle, il existe des fournitures indispensables que vous devez acquérir. On a souvent tendance à privilégier les éléments qui permettent de simplifier le travail au quotidien. Cependant, pour certaines démarches administratives, il existe des matériels incontournables auxquels on ne pense pas toujours. Nous vous présentons dans cet article le matériel indispensable pour une bonne gestion de vos tâches administratives.
Les tampons encreurs pour les tâches administratives
Une entreprise est une entité professionnelle qui se doit de répondre à certaines exigences. Elle doit par exemple inscrire sa marque sur l’ensemble de ses documents. L’un des meilleurs moyens pour cela est d’utiliser les fournitures de bureau comme les tampons encreurs que vous pouvez d’ailleurs trouver chez le-fabricant-de-tampons.fr, entreprise spécialisée qui propose une multitude de modèles.
Les tampons encreurs sont appropriés pour authentifier toute sorte de documents administratifs. En effet, il s’agit d’un élément qui porte habituellement des informations professionnelles sur le responsable d’un département ou le dirigeant d’une société. Les données qu’on y retrouve généralement concernent :
- le nom de l’entreprise,
- Son adresse postale
- le numéro de téléphone et fax,
- l’adresse mail.
Le tampon encreur est idéal pour les factures et les documents administratifs. Toutefois, il existe des modèles qui peuvent être utilisés à d’autres fins. On retrouve parmi ceux-ci les témoins dateurs et les tampons portant le logo de l’entreprise.
Le premier est habituellement utilisé lors de la signature de contrat ou dans le processus de datation des fichiers. Le deuxième quant à lui est utile pour une utilisation plus générale. Il peut très bien être mis sur les courriers comme sur les colis à envoyer.
Le papier : un matériel indispensable pour l’entreprise
Lors de l’acquisition du matériel pour la gestion des tâches administratives, vous ne devez surtout pas oublier les papiers. Ils jouent un rôle important à divers niveaux. De la plus petite à la plus grande sphère d’une société, les papiers interviennent partout. En effet, dans certaines structures, ils sont utilisés dans l’établissement des fiches de présence que tout le personnel se doit de signer lors des réunions. Ils sont également utilisés pour avoir une version physique de tous les documents administratifs (lettre, contrats, avis, etc.). C’est donc un matériel qu’il serait judicieux de prévoir en quantité importante.
De même, si vous envisagez un système de gestion informatique, il est toujours conseillé d’avoir des copies en version papier. Cela permet de sauvegarder vos informations en cas de perte de données. Pour ranger et stocker ces derniers, vous aurez certainement aussi besoin d’espace et d’équipements adaptés, indispensables eux aussi pour votre entreprise.
Les outils de classement
Il est bon de prévoir des meubles d’archivage pour vos documents professionnels et les dossiers personnels de vos employés. Il serait également judicieux de penser aux éléments qui vous permettront de classer les papiers avant de pouvoir les disposer dans les mobiliers de rangement. Les plus utilisés sont :
- les classeurs,
- les cartables,
- les chemises-dossiers.
De nos jours, il existe des outils plus modernes pour un archivage plus pratique, mais surtout pour mettre de l’ordre. Il s’agit des bacs de classements. Avec ces équipements, vous avez la possibilité de ranger vos dossiers par ordre de priorité, tout simplement en les disposant dans des caissons rangés de manière verticale ou horizontale, selon votre préférence.
Cette solution est pratique, car elle vous permet de gagner énormément en temps lors de la recherche de certains éléments. Le choix des outils de classement vous permettra de vous retrouver plus facilement dans vos diverses tâches.
Un agenda et une horloge
Bien que le cerveau humain soit assez performant, il peut lui arriver d’oublier des choses importantes. Si ces dernières sont essentielles, cela risque d’avoir un impact sur la qualité de votre prestation. Pour éviter cela, nous vous conseillons d’avoir un agenda comme outil de travail. Cela peut paraître banal, mais avec ce dernier, vous aurez à noter vos heures de réunions, les résumés de chaque point administratif.
Il est vrai qu’on peut avoir cette option avec les supports technologiques. Cependant, en optant pour ces objets comme outils de travail, cela favorise la concentration. Un téléphone portable peut très vite vous distraire.
Quant à l’horloge, cela vous permettra de regarder l’heure sans pour autant toucher à votre téléphone de manière récurrente. Cela permet d’ailleurs de limiter l’utilisation des écrans.
Les indispensables pour écrire et saisir
Si vous avez impérativement besoin d’un nombre important de papiers dans la liste de vos fournitures de bureau, il est alors logique de prévoir aussi l’achat des éléments nécessaires pour écrire et saisir. Le premier objet qui vient tout de suite à l’esprit est bien évidemment le stylo. Il est utile pour la prise de notes, les signatures physiques des documents, l’émargement des listes, des fiches de présence et autres.
Le deuxième objet est le surligneur que vous et vos partenaires pouvez utiliser pour marquer des éléments importants sur un document. Outre ces éléments, vous devez aussi vous procurer des ordinateurs et des logiciels professionnels adaptés au type de service que vous proposez.
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Par ailleurs, vous voudriez peut-être avoir sur papier les documents que vous aurez à rédiger à la machine. Pour cela, vous aurez besoin d’une imprimante. L’idéal est de miser sur un appareil tout-en-un capable d’assurer plusieurs fonctions comme scanner, photocopier… Cela permet de vous simplifier certaines tâches et éviter d’investir dans l’acquisition d’équipements de façon séparée.
Les fournitures de bureau complémentaires
En dehors des éléments cités ci-dessus, il existe d’autres matériels utiles pour optimiser la gestion administrative de certaines tâches. Il s’agit d’éléments comme :
- les agrafeuses,
- les rubans adhésifs transparents,
- les cartons,
- l’ôte-agrafes,
- les ciseaux,
- le pot de colle,
- les post-it,
- les perforateurs.
Ces petits outils peuvent paraître inutiles, mais servent pourtant dans l’accomplissement de plusieurs petites tâches indispensables à la bonne marche de l’entreprise. Vous devez donc y consacrer un certain budget.
En résumé, il existe une liste importante de fournitures que vous devez prévoir pour faire face à toutes les tâches administratives de votre entreprise. Il est recommandé de privilégier du matériel de qualité pour une utilisation de longue durée.
