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Votre entreprise évolue-t-elle dans un secteur où les déplacements professionnels surviennent régulièrement ? En principe, ces déplacements de vos salariés et collaborateurs impliquent des dépenses qui peuvent alors être remboursées ultérieurement par l’entreprise. Le remboursement implique alors l’élaboration de ce qu’on appelle une note de frais. Pour simplifier la tâche de votre entreprise et de vos collaborateurs, vous pouvez alors utiliser un logiciel de notes de frais.
Quand utiliser un logiciel de note de frais ?
De nos jours, la digitalisation est un processus devenu inévitable pour les différentes entreprises. Pour rappel, ce terme fait référence à la numérisation de certaines données ainsi que de certaines tâches au sein de l’entreprise. Cela passe par l’utilisation des différents outils informatiques, de l’Internet et des logiciels de traitements de données. Le logiciel de notes de frais s’inscrit donc parfaitement dans ce processus de digitalisation. De manière générale, ce logiciel permet l’automatisation et la numérisation de l’élaboration des notes de frais. Il permet éventuellement d’associer les demandes de missions à l’élaboration de notes de frais. Il permet de faciliter la vérification des paiements de ces notes de frais. Certains de ces outils peuvent même avoir des fonctionnalités spécifiques. C’est le cas notamment du logiciel notes de frais d’Adequasys qui vous aide à optimiser le budget de vos voyages professionnels.
Quels avantages apporte le logiciel de notes de frais ?
Dans la pratique, le logiciel de notes de frais peut constituer un vrai atout pour votre entreprise. Comme nous le savons déjà, à chaque déplacement professionnel, il faut délivrer un ordre de mission. Il s’agit ici d’un document qui va délimiter les droits et obligations de chaque partie (employeur et salarié) durant ce voyage professionnel. Ainsi, il arrive souvent que l’employeur ait à rembourser, ultérieurement, les dépenses liées à ces voyages. Pour cela, le salarié va remplir une note de frais. Certains métiers et certains secteurs d’activité peuvent impliquer des déplacements fréquents. L’utilisation d’un logiciel de notes de frais permet alors au salarié de remplir facilement et rapidement ce document important. Grâce à ce logiciel, il sera facile de transmettre à l’entreprise, les informations liées à ces notes de frais. Elles pourront être analysées et exploitées instantanément par les personnes en charge. Cela permet de procéder au remboursement dans les plus brefs délais. Enfin, l’utilisation d’un logiciel de notes de frais permet de limiter, voire d’éviter, les risques d’erreurs grâce à l’automatisation. Cela étant dit, il est important de bien choisir votre logiciel de notes de frais, afin qu’il puisse constituer un vrai atout pour votre entreprise.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Le choix d’un logiciel de notes de frais et d’un logiciel professionnel en général dépend des besoins de l’entreprise. En effet, il faut que l’entreprise puisse déterminer précisément ses besoins dans le domaine. Ces besoins pourront alors servir de critères de sélection parmi les différents logiciels disponibles. Ces besoins peuvent concerner les fonctionnalités proposées par le logiciel. En effet, chaque logiciel de notes de frais peut avoir des fonctionnalités qui lui sont spécifiques. Cela peut concerner la compatibilité du logiciel avec les différents équipements informatiques ainsi que les logiciels utilisés au sein de l’entreprise. Cela peut également concerner l’ergonomie et la facilité de prise en main du logiciel. Et enfin, cela peut aussi concerner le coût du logiciel.
