Outils en ligne pour le suivi de votre liste de clients

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A mesure que votre entreprise se développe, vous devrez suivre plusieurs clients. Au fur et à mesure que votre liste de clients augmente, vous aurez plus de factures, de dépôts, de soldes de clients et de problèmes de service à la clientèle. Cela peut être décourageant, mais si vous restez organisé, cela n’a pas à être difficile ou stressant.

 

Solution tout-en-un : QuickBooks

Quickbooks dispose d’un outil de gestion des clients intégré qui vous permet de suivre les soldes des clients, de créer et de suivre les factures, d’émettre des crédits, d’ajouter des remises et, si vous payez pour ce service supplémentaire, d’accepter les paiements des clients.

La solution tout-en-un : QuickBooks.

J’utilise QuickBooks pour mes entreprises et mon association à but non lucratif. Pour les entreprises, Quickbooks me permet de créer, d’imprimer, d’envoyer par e-mail et par courrier les factures lorsque cela est nécessaire. Il se connecte également à mon compte bancaire et à PayPal pour que je puisse suivre les paiements au fur et à mesure qu’ils arrivent.

Les entreprises et les organismes à but non lucratif utilisent QuickBooks.

Pour mon travail à but non lucratif, qui a un plus de 200 membres et un suivi des paiements et des revenus beaucoup plus complexe, nous utilisons beaucoup plus de fonctionnalités de suivi QuickBooks. Il peut être utilisé pour suivre les cotisations annuelles des membres via la fonctionnalité d’abonnements, et nous permet de suivre les remboursements, les dons et de mettre des rapports comptables ensemble pour notre déclaration annuelle IRS.

PayPal

PayPal dispose d’un système de facturation, de suivi des clients et des stocks et de traitement des paiements. Contrairement à Quickbooks, PayPal facture des frais pour chaque paiement, mais c’est beaucoup plus facile pour une petite entreprise.

J’aime PayPal pour mes entreprises en ligne, car je peux envoyer des factures rapides et professionnelles et être payé rapidement. C’est la norme de paiement pour la publicité en ligne et les paiements en freelance. Cependant, pour les paiements plus importants, je l’évite. PayPal prélève des frais importants qui peuvent faire perdre une grande partie des gros paiements.

Les frais d’utilisation de PayPal sont très élevés.

Lorsque vous utilisez PayPal, vos enregistrements sont tous en ligne et vous ne pouvez pas facilement convertir vos enregistrements pour votre comptabilité de fin d’année. C’est une bonne chose pour vos finances au niveau des clients, mais cela n’apporte pas grand-chose au-delà pour vos rapports financiers.

C’est une bonne chose.

Excel

Microsoft Excel peut fonctionner pour le suivi des soldes des clients, mais il ne s’adapte pas bien aux grandes entreprises. Si vous mettez chaque client sur un nouvel onglet, vous pouvez exécuter des grands livres de clients indépendants et utiliser des formules de sommation pour agréger tout le monde sur un onglet récapitulatif.

Il est possible d’utiliser des formules de sommation pour agréger tout le monde sur un onglet récapitulatif.

Si vous avez plus de 10-20 clients, ce n’est pas une option viable. Excel demande beaucoup de travail manuel et n’a pas d’automatisation pour les nouveaux clients.

Il est possible d’utiliser un système de gestion de la clientèle.

Access

Microsoft Access, un programme de base de données, est bon pour le suivi de grandes bases de données clients mais n’est pas aussi puissant pour le suivi des dossiers financiers. Vous pouvez suivre une très, très grande liste de clients et d’informations, mais l’ajout d’un nouvel enregistrement pour chaque transaction client n’est pas facilement possible.

Access n’est utile que pour les très grandes entreprises pour suivre les bases de données de clients et les listes de diffusion.

C’est un outil très utile.