Le workflow ou flux de travaux est un business process management, permettant de formaliser le traitement des documents, le chemin à suivre, ainsi que les acteurs concernés pour réaliser une mission précise dans un contexte d’exécution séquentielle ! Comment l’utiliser dans le cadre d’un processus d’automatisation et de transformation numérique ?
Qu’est ce que le workflow ?
Le workflow est sans aucun doute, l’un des outils de gestion les plus importants, favorisant une modélisation et une automatisation de tous les flux de travaux dans une entreprise. Grâce à l’outil de workflow, vous pouvez, par exemple, surveiller le processus de traitement :
- Préciser les circuits de cheminement ;
- Cerner les divers intervenants dans l’optimisation des processus ;
- Identifier les actions à réaliser et les divers délais pour fluidifier le processus.
Appelé littéralement « flux de travaux », c’est la représentation même de toutes les opérations à faire pour réaliser une mission ou une activité, regroupée dans le même processus métier. Ce processus d’entreprise permet de modéliser des processus métier dans le cadre d’un Business Process, qui est une démarche plus globale pour améliorer la productivité.
Dans quels cas appliquer cette automatisation des processus ?
Impliquer les salariés dans la gestion des processus métier
Le workflow est un outil de travail collaboratif qui permet d’organiser les missions des salariés et collaborateurs d’une entreprise. De plus, associé à un logiciel de gestion, il ne peut être que plus performant. Impliquer les employés, c’est-à-dire ceux grâce auxquels les missions sont faites, permettra de mieux effectuer son travail.
La structure des processus d’affaires
Simplifier le processus en permettant l’automatisation permet via un processus de workflow, d’intégrer chaque service dans l’entreprise. De ce fait, les responsabilités des équipes seront évaluées avant même la conception du processus.
La mise en place des responsabilités
La responsabilité de chaque salarié se définit en fonction du niveau hiérarchique du poste qu’il occupe. Et grâce à l’outil collaboratif, il sera plus simple de définir les directives et de désigner les responsabilités de chaque personne au cœur d’une société.
Briser la glace
Dans une entreprise moins structurée, il arrive que les collaborateurs ne partagent pas les données avec les autres services. Cela peut perturber le fonctionnement interne. Gérer le processus via un workflow est nécessaire car avoir ce type d’outil, c’est permettre au collaborateur de savoir ce qu’il peut et doit partager. L’entreprise aura alors de meilleurs résultats afin de mieux répondre aux attentes du marché.
Partager ses connaissances
Le partage des données est décisif dans la vie d’une entreprise. Le fait de concentrer les informations entre les mains de collaborateurs est une grande erreur. Le workflow vous donnera la possibilité d’augmenter le niveau de transparence.
Mesurer les performances d’une entreprise
Un point majeur pour chaque entreprise est de surveiller son évolution et ses performances. Elle pourra ainsi connaître les ajustements nécessaires pour évoluer. En utilisant le BPM par exemple, les performances d’une entreprise peuvent être contrôlées et enregistrées. De plus, les modifications sont mises en œuvre afin de bénéficier d’une amélioration de la chaîne de processus dans son ensemble. Le but ? Permettre aux clients d’avoir la meilleure expérience qui soit, via des processus qui ajoutent de la valeur à la solution offerte.
Automatiser le processus en entreprise : un pari gagnant
La communication interne d’une entreprise garantit son bon fonctionnement. Le fait d’opter pour la dématérialisation permet de regrouper toutes les données dans un système de production et de réaliser les tâches plus simplement. Et lorsque l’entreprise permet l’automatisation du workflow, alors un leader sera désigné pour la gestion des processus à chaque étape.
Bien évidemment, automatiser le processus business pour la gestion de contenu d’entreprise va réduire les coûts et le manque d’efficacité. Cela, tout en ayant une vue d’ensemble sur les missions et leur traçabilité.
Enfin, la digitalisation est une solution de gestion automatisant le processus de validation et accélérant la prise de décision.
Quels sont les résultats d’un bon moteur de workflow ?
L’amélioration des processus via le workflow permet avant tout d’améliorer le circuit de validation. Il permet à chaque intervenant d’avoir l’information nécessaire pour réaliser des tâches. Favorisant un gain de temps, le processus de workflow va indiquer les délais de livraison ou d’accomplissement de la mission et rappelle les modes de validation via le système d’information. Ses diverses fonctions lui donnent la faculté de gérer les missions que les employés doivent accomplir et de s’assurer que tout est bien fait.
Grâce à ce processus de gestion, le manager peut ainsi gérer la bonne marche, ainsi que la performance de chacun et déterminer les faiblesses.
