Tout savoir sur la facture pro-forma

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Une facture pro-forma est pratique surtout quand il s’agit de commerce. On entend souvent parler de ce document commercial dans le domaine de la comptabilité. Il permet déjà à l’avance d’avoir un aperçu du contrat entre un fournisseur et un client. Établir une facture pro-forma n’est pas obligatoire. Ceci est juste un moyen d’anticiper et de prévoir les choses avant la facturation. En affaires, il est toujours indispensable d’être en bon terme avant de conclure. C’est pourquoi devis et factures sont complémentaires.

 

A quoi sert une facture pro-forma ?

Une facture pro-forma est en quelque sorte une demande d’autorisation avant de signer un contrat d’achat.

Qu’est ce qui diffère une facture pro-forma et une facture ?

Une facture pro-forma et une facture sont différentes. La facture pro-forma est un document qui n’a pas de valeur légale. Elle doit contenir la mention « pro-forma ». En effet, elle est un type de facture qui contient des détails de la clause entre les deux parties. Dans la facture pro-forma il y a des données qui ne sont pas obligatoires comme le numéro de TVA, le numéro de facture. Cette facture commerciale ne contient pas les conditions de paiement. C’est après validation de la pro-forma qu’on peut établir une facture. Pour être plus explicite, la facture pro-forma n’est qu’une simple proposition qui peut être acceptée ou refusée.

D’un autre côté, un modèle de facture contient toutes les mentions obligatoires qui doivent être inscrites dans le document. A savoir, le nom et l’adresse du fournisseur, le détail de la marchandise, la prestation de service effectuée, le montant de l’Acompte s’il y en a déjà eu, le taux de TVA, la date d’émission, l’escompte, le délai de paiement, le mode de paiement,  la dénomination de la société, le numéro de SIRET, les pénalités en cas de retard de paiement, le montant total de la facture c’est-à-dire la valeur hors-taxe, le montant de la TVA et la valeur TTC.

Contrairement à la facture pro-forma, la facture définitive doit être respectée surtout la date d’échéance. L’émission de la facture signifie qu’on attend un paiement en contrepartie. Parfois, la TVA est non applicable sur la facture. L’établissement et la numérotation d’une facture doivent suivre une séquence chronologique

Qui doit faire une facture pro-forma ?

Normalement, c’est le fournisseur ou le vendeur qui doit établir une facture proforma pour ensuite émettre à son client. C’est une proposition qu’il envoie à ce dernier pour déclencher la décision d’achat ou procéder à une modification selon les négociations. C’est un document qui contient les conditions générales de vente. Si vous vendez quelque chose à quelqu’un prenez toujours l’initiative d’établir une facture pro-forma en y présentant les conditions de vente. Passer commande implique l’établissement d’une facture pro-forma avant toute décision.

Par exemple, le vendeur transmet une facture pro-forma au client lorsqu’il envoie un échantillon de produit. C’est juste à titre représentatif d’où l’expression pour « juste pour la forme ».

La raison pour laquelle le fournisseur ou le vendeur doit établir une facture pro-forma c’est que le document commercial après l’accord des deux parties se transformera en bon de commande pour ensuite devenir une facture complète. Il n’est pas obligatoire de mettre un numéro sur la pro-forma. Le montant de la facture commerciale peut encore être changé avant la facturation ou encore avant l’exécution de la prestation.

Même dans le domaine de l’import-export, l’exportateur applique l’utilisation de la pro-forma pour demander une autorisation à la douane.

Beaucoup d’informations de tutoriel existent à propos d’une facture pro-forma.

Où trouver des modèles de facture pro-forma ?

Comment fonctionne l’édition de pro-forma en ligne ?

Actuellement, il est simple d’établir une facture pro-forma. De nos jours, il existe un grand nombre de sites en ligne qui proposent leurs services gratuitement. Ainsi, vous pourrez trouver un modèle de facture gratuit. Vous pouvez aussi rechercher directement un exemple de facture modifiable sur Excel. Il suffira juste de le télécharger et d’apporter les modifications que vous souhaitez. Tout est facile, on n’a pas besoin de : 

  • Maîtriser la compta pour le faire
  • Avoir une notion en comptabilité

Connaissez-vous les logiciels de facturation ?

Si nous désirons être réglo concernant les formalités, il est préférable d’utiliser directement un logiciel de facturation sous licence. Avez-vous déjà entendu parler de logiciel de gestion commerciale ? C’est un logiciel qui vous accompagne dans la création de vos devis et vos factures. Elle est simple d’utilisation et vous trouverez des instructions dans le logiciel. Par exemple, lors de l’édition de votre pro-forma il y déjà un modèle pré-imprimé et en format pdf. Vous n’aurez juste qu’à entrer les données que vous souhaitez rédiger dans le devis. Cela vous permettra d’établir des pro-forma et des factures professionnelles.